Un consultant freelance a peu de temps et peut vite se laisser déborder en cas de mauvaise organisation au quotidien. Bien gérer son temps est un facteur essentiel de réussite. Pour cela, un certain nombre de services gratuits ou payants existent sur Internet.
Nous vous proposons un focus sur l’un d’entre eux, sans doute le plus connu du genre : Google Agenda. Retour sur ses fonctionnalités principales.
Google Agenda : présentation générale
Comme son nom l’indique, Google Agenda (Google Calendar en anglais) est une application Google basée sur le partage d’agendas et d’événements. Pour l’utiliser le seul pré-requis est de disposer d’un compte Google, par exemple une adresse Gmail.
Google Agenda permet de travailler dans le “cloud”, ainsi vous pouvez y accéder facilement et éviter de perdre vos données. La synchronisation se fait depuis n’importe quel appareil : ordinateur, smartphone, tablette, …
L’utilisation de Google Agenda peut être professionnelle, personnelle, ou les 2 ! Pour cela, vous pouvez créer et gérer facilement plusieurs calendriers.
Cet outil est entièrement gratuit.
Les fonctionnalités qui font son succès
- Partage de calendrier et système d’invitation
A la manière de Google Drive, il est possible de partager votre Agenda avec une ou plusieurs personnes de votre choix. Vous disposez de plusieurs niveaux de responsabilité pour éviter les mauvaises surprises : lecture seule, modification autorisée, …
Ainsi, vous pouvez facilement suivre le planning de vos collègues et voir en un clin d’oeil les disponibilités des personnes. Vous pouvez ainsi trouver le créneau horaire qui convient à tout le monde. Le rendez-vous que vous prenez sera automatiquement ajouté au calendrier des personnes que vous avez invité. C’est un gain de temps précieux et très pratique.
Vous pouvez envoyer un e-mail de confirmation à vos collègues pour leur notifier l’invitation et ainsi leur permettre de confirmer leur présence.
- Système de rappel
Vous pouvez, d’une façon “classique”, bénéficier de notifications par mail ou par pop-up. Il est également possible de recevoir des alertes directement sur votre smartphone. Pour cela, il y a l’application Google Agenda.
Cela vous permet, si vous le souhaitez, d’être averti par SMS pour vous notifier des tâches ou des rendez-vous contenus dans votre calendrier.
- To do List
Google Agenda offre la possibilité de créer une To do List qui peut s’appliquer :
– Pour un jour en particulier
– De façon récurrente
Cette fonctionnalité permet de savoir où vous en êtes et de remplir les objectifs que vous vous êtes fixés.
- Ajout de pièce jointe
Vous pouvez ajouter une pièce jointe à un événement, en important un fichier depuis son ordinateur ou même depuis Google Drive.
Pas convaincu par Google Agenda ? Des outils alternatifs et appréciés par les freelances sont à votre disposition. Par exemple, l’application calendrier sur Outlook.com ou encore l’agenda de Yahoo Mail.
Et vous, quelle solution avez-vous choisie pour votre agenda ?
1 commentaire
N’oublions pas iCloud et iCal qui se synchronisent très bien avec les comptes gmail