Vous souhaitez mettre en place une Digital Workspace au sein de votre entreprise mais ne savez pas comment choisir ? Voici les bonnes questions à vous poser pour réussir votre projet.
Qu’est-ce qu’une Digital Workspace ?
La Digital Workspace, aussi appelée plateforme collaborative, est un espace de travail numérique qui a pour but de simplifier la collaboration et la communication au sein d’une entreprise. Pour ce faire, elle passe par la centralisation des données.
Une Digital Workplace se compose de plusieurs espaces de travail collaboratifs afin de dédier certains à des usages bien définis. En fonction des espaces, on va ainsi retrouver des logiciels métiers, des documents, des contacts ou des conversations instantanées.
Ce type de plateforme a pris une place de plus en plus importante au sein des organisations, surtout ces derniers mois avec le développement exponentiel du télétravail. Leur succès n’est pas uniquement dû au contexte sanitaire actuel mais aussi aux nombreux avantages de ces interfaces : mobilité, flexibilité ou encore communication en temps réel.
Comment fonctionne une plateforme collaborative ?
La Digital Workspace centralise toutes les informations d’une entreprise en un seul et même endroit. Elles sont ainsi accessibles à l’ensemble des collaborateurs, avec bien évidemment des droits d’édition et/ou de consultation pré-définis par l’administrateur de la solution.
La plateforme va être enrichie au fur et à mesure grâce aux contenus déposés par les utilisateurs et les interactions qui en découlent. Les fonctionnalités présentes sur ce genre de plateformes sont assez similaires à celles disponibles sur les services cloud grand public : gestion documentaire, suivi de projets, annuaire de contacts, messagerie instantanée, agendas et calendriers partagés, etc.
Quelles sont les questions à se poser pour choisir une Digital Workspace ?
Avant de choisir votre plateforme collaborative, vous allez devoir, dans un premier temps, identifier les besoins fonctionnels de l’entreprise et de ses collaborateurs. À l’instar d’un projet marketing, vous pouvez mettre en place des « persona » et essayer de déterminer quelle fonctionnalité sera pertinente à développer pour les utilisateurs que vous aurez identifiés. Ces derniers peuvent, en fonction de la taille de l’entreprise, être très variés : chef d’entreprise, comptable, gestionnaire RH, responsable commerciale ou encore chargé(e) de communication. Connaître chaque profil utilisateur est indispensable pour bien définir les espaces de travail adéquat.
Parmi les questions à vous poser, on retrouve donc :
- Pourquoi mettre en place une Digital Workspace au sein de l’entreprise ?
- Qui va utiliser la plateforme, aussi bien en interne (collaborateurs) qu’en externe (clients, partenaires) ? Combien va-t-il y avoir d’utilisateurs ? Va-t-il s’agir d’une plateforme pour réunir des indépendants ?
- Quelle problématique souhaitez-vous régler grâce à cet espace de travail ?
- La solution sera-t-elle développée en interne, via des prestataires externes ou utiliserez-vous une solution SaaS pré-conçue ?
- De quel budget disposez-vous ?
Votre objectif est évidemment que cette plateforme collaborative devienne votre outil principal, aussi n’essayez pas d’imaginer les besoins des utilisateurs : impliquez-les dans ce projet dès la définition des besoins. Vous découvrirez les besoins et fonctionnalités métiers qu’ils attendent de cette solution.
Les fonctionnalités indispensables
Les futurs utilisateurs vont vous aider à déterminer les fonctionnalités métiers à inclure dans votre plateforme, mais certaines sont communes à toute plateforme collaborative :
- Le tableau de bord pour voir les informations clés en un coup d’œil sur la page d’accueil de la solution.
- La gestion documentaire (GED) pour partager et éditer des documents.
- La messagerie instantanée pour échanger en temps réel avec les membres de votre équipe ou des clients.
- La gestion de projet, pour suivre les projets et attribuer certaines tâches
- Un carnet d’adresses pour centraliser les contacts dans un espace sécurisé.
- Un calendrier partagé pour que tout le monde voit les prochaines réunions ou deadlines de projet.
- Une signature électronique de documents pour faciliter la signature officielle de documents à distance.
N’oubliez pas de vérifier la comptabilité de votre future plateforme collaborative avec vos outils actuels (messagerie, facturation, CRM, etc.), veillez à la sécurité des données (et à leur exploitation si vous passez par un service tiers, surtout s’il est gratuit) et soyez attentifs à l’ergonomie et au design de la plateforme pour qu’elle soit rapidement adoptée par ses utilisateurs.