Le tableau blanc est un outil très pratique lors des réunions pour noter les idées puis les visualiser dans leur ensemble afin de prendre de meilleures décisions. On vous explique comment digitaliser le processus.
Le tableau blanc, outil historique et indispensable
Lors de réunions de brainstorming, les tableaux blancs permettent de prendre et partager des notes, d’échanger et de prendre des décisions collectives. Ils ont à ce titre toujours fait partie de notre vie d’apprenants, étant noir ou vert lorsqu’on se servait d’une craie comme marqueur à l’époque de l’école primaire. Le tableau blanc est donc l’un des symboles des activités de transmission du savoir car ils proposent un espace de présentation de l’information.
S’il se rappelle à nos bons souvenirs scolaires, le tableau blanc est aussi un élément essentiel du monde professionnel, notamment dans le domaine des nouvelles technologies et dans la gestion de projets agiles. Dans ce type d’organisation, il facilite l’organisation des activités nécessaires au bon déroulement d’un projet. Le tableau blanc est aussi un lieu de rencontre, de discussion et de collaboration autour duquel on organise des activités.
Quelle utilisation du tableau blanc en gestion de projet ?
Comme nous l’avons mentionné plus haut, les tableaux blancs sont utilisés pour la gestion de projets. Si l’on reprend le cas des méthodologies agiles, ces dernières impliquent l’utilisation de notes collantes et de tableaux blancs pour visualiser le processus de développement d’une solution. Les développeurs peuvent ainsi déterminer rapidement la tâche à laquelle ils vont devoir s’atteler et la date à laquelle elle est censée être terminée. La visualisation de l’ensemble des tâches à faire, en cours de réalisation ou finies permet à chacun de mesurer l’état d’avancement du projet.
Dans le cadre d’activités de brainstorming, le tableau blanc est vite indispensable pour organiser les activités d’équipe et faciliter la concertation et la recherche de solution. À l’instar de l’organisation de projets agiles, l’utilisation de « post it » permet d’afficher certaines informations importantes, de les déplacer et de dégager les propositions les plus pertinentes et facilement réalisables.
Dans un contexte de crise sanitaire et de développement du télétravail, les réunions physiques autour d’un tableau blanc sont moins fréquentes. Toutefois, les outils numérique ont su s’adapter aux attentes des utilisateurs et proposent des tableaux blancs virtuels aussi pratiques que leurs homologues « réels ».
Quels sont les meilleurs tableaux blancs pour de la visioconférence ?
Le premier tableau blanc virtuel incontournable est Stormboard, un tableau blanc en ligne qui reprend le système de « post it ». Chaque membre d’une équipe peut créer son tableau virtuel afin d’y ajouter ses idées puis le soumettre au vote des autres participants. Un outil de chat est disponible afin d’échanger au sein de l’équipe et Stormboard se connecte à d’autres solutions comme Microsoft Teams, Trello, Google Sheets, Slack ou des outils d’automation comme Zapier.
Pour les personnes qui souhaitent une interface ressemblant à s’y méprendre à un tableau blanc physique, nous vous conseillons de vous tourner vers Limnu qui embarque aussi des fonctionnalités de collaboration avancées. Vous pouvez en effet inviter des membres de votre équipe à voir ou modifier votre tableau et disposez d’un outil de chat pour faciliter les échanges.
De son côté, Sketchboard vous offre un accès à une importante bibliothèque d’icônes et d’éléments visuels pour créer des tableaux dynamiques et efficaces. La solution fonctionne par simple glisser-déposer, la rendant accessible au plus grand nombre. Chaque tableau est enregistré sur le compte de l’utilisateur et il est possible de gérer les accès des autres membres (public, privé, partage d’équipe ou partage via mot de passe.) Sketchboard se connecte lui aussi à des outils comme Slack ou Google Drive.
Enfin, les outils de visioconférence comme Zoom ou Microsoft Teams disposent de leur propre tableau blanc directement intégré afin de faciliter la vie des utilisateurs. Enfin, Google n’est pas en reste avec son outil Jamboard qui est lui aussi très efficace.
