Quel que soit le métier que l’on exerce, travailler depuis son ordinateur engendre la réalisation de nombreuses tâches chronophages qui peuvent être facilitées par l’utilisation d’outils web dédiés. Il est de plus essentiel de disposer d’applications permettant de communiquer avec ses clients, ses collaborateurs et autres personnes concernées par les projets en cours. Voici donc une liste de 9 outils à utiliser chaque jour. Ils présentent presque tous l’avantage d’être gratuits. Certaines fonctionnalités sont payantes mais les versions de base sont bien souvent suffisantes.
Evernote : l’outil web de base pour tout organiser
Evernote est une application permettant d’organiser des documents variés : fichiers texte, images, mails importés ou encore enregistrements audio. Grâce à une extension navigateur, il est également possible d’importer en un clic des pages web en intégralité ou en partie pour créer des répertoires de ressources.
Cet outil web s’utilise de nombreuses manières : liste d’url à consulter, to-do list avec cases à cocher, tableau de suivi, brainstorming écrit ou vocal, répertoire d’images, journal de bord, etc. Les possibilités sont infinies.
La force d’Evernote se trouve dans sa prise en main intuitive et son système de classement clair : chaque nouvelle note peut être rangée dans un carnet facilement identifiable. Il est également possible de les classer par étiquettes pour les retrouver plus facilement.
On peut bien sûr synchroniser les informations répertoriées dans l’application sur tous ses appareils. Un vrai gain de temps pour ceux qui se déplacent souvent.
Dropbox : pour partager les fichiers lourds
Cette application reconnue sait se montrer très utile aux équipes devant stocker et partager de gros fichiers : audio, vidéo, image, etc. Tout le contenu est sauvegardé en ligne : impossible donc de perdre les données essentielles à son activité. Une seule interface permet de naviguer facilement entre tous ses fichiers sans perdre de temps à passer d’une application à une autre.
Dropbox utilise l’intelligence artificielle pour rendre les tâches de ses utilisateurs moins chronophages. En fonction de l’activité de chacun, l’application met en avant un éventail de contenus pertinents. Elle suggère également des fichiers en lien avec les réunions d’équipe à venir. Plus on utilise Dropbox, plus il devient performant.
Enfin, cet outil permet d’organiser le travail collaboratif en proposant des options planning, liste de tâches ou encore en autorisant une connexion avec Slack.
Skype : la base pour organiser un appel téléphonique
Skype est un outil web relativement ancien qui a su rester dans la course en proposant des fonctionnalités toujours plus innovantes. Avec cette application, il est possible de passer des coups de fils audio ou vidéo partout dans le monde à moindre coût, pour le plus grand bonheur des expatriés et des nomades digitaux.
Mais Skype, c’est beaucoup plus que ça. L’outil permet d’organiser des visioconférences pouvant recevoir jusqu’à 50 personnes. Il est également possible de les enregistrer pour les regarder à nouveau si besoin. En cas de son médiocre, l’option sous-titres aide à suivre la conversation sans faire répéter ses interlocuteurs.
Les personnes travaillant sur le web ont toutes eu à utiliser ce type d’outil pour discuter de vive voix avec un client ou un collaborateur. Skype est le plus connu mais il en existe beaucoup d’autres qui marchent également très bien comme Zoom par exemple.
Slack : pour en finir avec les échanges de mails peu lisibles
Les échanges de mails peuvent être parfois interminables, surtout lorsque de nombreuses personnes sont impliquées. La gestion des messages et des informations devient alors lourde et chronophage.
Slack est un outil web permettant d’échanger des messages écrits instantanés avec un grand nombre de personnes, de manière claire et fluide. Il est possible de notifier une ou plusieurs personnes, voire tout le groupe lorsqu’une information nécessite une attention particulière.
Cette application accessible en ligne montre beaucoup de souplesse. Il est possible de créer plusieurs chaînes dans le même espace de travail pour classer les discussions selon différents thèmes. Ainsi, il est très facile de chercher l’information là où elle se trouve et d’intervenir sur les sujets qui nous intéressent. On peut aussi échanger en privé avec tous les membres du groupe et partager fichiers et liens.
Trello : organiser ses projets de manière visuelle
Comme on pouvait s’y attendre, Trello est de plus en plus utilisé par les professionnels du web. Cet outil, dont la version gratuite permet de faire déjà beaucoup de choses, facilite grandement la gestion de projet, que ce soit en solo ou en équipe.
Le principe est assez simple et la prise en main intuitive. Trello permet de créer des tableaux thématiques constitués de colonnes, elles-mêmes pourvues d’étiquettes que l’on peut déplacer rapidement par un système de glisser-déposer.
Accessible en ligne, Trello fonctionne très bien pour gérer l’avancement de plusieurs projets en parallèle. Il suffit de déplacer les étiquettes, représentant des produits ou des contenus par exemple, d’une colonne à l’autre pour savoir immédiatement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire.
Trello permet de partager des tableaux avec des collaborateurs. Cette option est parfaite pour faire avancer de manière fluide un projet nécessitant l’intervention de plusieurs personnes. Cela évite d’envoyer des mails à tout bout de champ pour savoir si on peut passer à l’étape suivante.
Toggl
Toggl est un outil web très simple permettant de mesurer le temps passé à travailler sur divers projets. Ici encore, on peut s’en servir seul ou en équipe. Très pratique pour les agences qui veulent comptabiliser les heures travaillées par leurs employés et divers prestataires, pour un même client.
Il est très facile d’identifier chaque projet grâce à un code couleur qui est repris pour toutes les statistiques proposées par le site (temps travaillé sur la journée, la semaine, etc.)
Chaque session de travail peut être entrée manuellement, mais le plus simple reste de lancer le minuteur au moment de s’y mettre. Cependant, pour rendre l’outil efficace, il est indispensable de rester attentif à ce que l’on fait. Il est assez courant de lancer le timer puis de l’oublier purement et simplement… Il faut donc prendre l’habitude de l’arrêter au bon moment.
Cette application en ligne permet également de classer chaque session de travail en temps facturable ou non. Une version payante donne l’accès à des fonctionnalités pouvant se montrer utile, comme la création de rapports destinés aux clients.
Deepl : pour ceux qui vont sur des sites étrangers
Selon l’activité de chacun, il arrive de devoir chercher des informations sur des sites étrangers. Cependant, tout le monde n’est pas polyglotte. C’est pourquoi l’utilisation d’un traducteur automatique performant peut s’avérer utile.
Entièrement gratuit, Deepl permet de traduire des textes issus de 9 langues européennes différentes. Mais l’outil web ne s’arrête pas là. Dans la partie traduite, il est possible de changer le texte très rapidement pour le rendre plus conforme. En passant le curseur sur un mot, un menu déroulant s’ouvre pour proposer de nombreuses variantes lexicales mais aussi syntaxiques.
On peut également changer des mots ou groupes de mots manuellement. Dans ce cas, l’application propose une nouvelle fin de phrase en tenant compte du changement effectué. Deepl n’est pas un traducteur parfait mais ses capacités sont parfois étonnantes. Il s’adapte au fur et à mesure du travail réalisé sur un même texte. Par exemple, il intègre les mots que l’on entre manuellement à sa liste de proposition pour un terme proche.
Canva
Canva est l’application incontournable des community managers, mais tous les acteurs du web peuvent en avoir besoin. Cet outil permet de créer en ligne et gratuitement des visuels au rendu professionnel.
L’une des fonctionnalités les plus intéressantes est le large choix de formats prédéfinis. Que l’on veuille créer une épingle Pinterest, une publication Instagram, une bannière Facebook, une carte de visite ou même une pochette de CD, on est sûr de partir sur les bonnes bases.
De nombreux templates sont disponibles afin de réaliser en deux temps trois mouvements un flyer ou une couverture de magazine sans être graphiste. Il suffit de changer les différents éléments (photos, textes, etc.) pour obtenir un document unique. Il est également possible de partir de zéro et de piocher dans la banque d’images, les illustrations et fonds variés proposés.
Des vidéos libres de droit sont récemment venues étoffer le large éventail d’outils disponibles. On peut ainsi créer des visuels dynamiques pour attirer l’attention de nos auditeurs.
Forest
Forest est une application à moins de 3 euros aidant à rester concentré sur son travail mais aussi sur ses activités personnelles. L’objectif est d’éviter de consulter son téléphone toutes les deux minutes lors d’une session de travail ou pendant un repas entre amis.
Pour cela, Forest propose tout d’abord de fixer une certaine durée pendant laquelle l’utilisateur veut rester concentré, sans consulter certains sites (Facebook, Twitter, etc.). Une fois la session lancée, un arbre virtuel est semé et pousse progressivement.
Si l’utilisateur se déconcentre et utilise son téléphone avant la fin de la session, l’arbre meurt. Par contre, s’il réussit son pari, l’arbre s’épanouit et une pièce d’or est récoltée. Les “Coins” gagnées peuvent être dépensées pour débloquer différentes variétés d’arbre.
En utilisant Forest régulièrement, on peut voir sa forêt grandir au rythme des réussites. Cette application est donc un outil de productivité à la fois ludique et poétique, des leviers qui peuvent être très efficaces avec certaines personnes.
Cerise sur le gâteau, Forest fait des donations à Trees for the Future, une organisation qui plante de vrais arbres dans les zones qui en ont le plus besoin. Plus les utilisateurs récoltent de pièces, plus l’application donne. De quoi être motivé à faire des efforts de concentration !
Bien d’autres applications utiles existent et il serait impossible de les lister toutes. Pour la comptabilité, un outil de facturation peut vraiment faciliter la réalisation de cette tâche peu appréciée.
