La gestion du temps est une problématique importante pour tous les freelances : vous travaillez seul et gérez votre activité en autonomie. Or, vous recevez en moyenne 120 mails chaque jour et y consacrez plus de 5 heures au quotidien selon un article des Echos.
Voici nos conseils et astuces pour vous aider à mieux gérer ces mails, qui occupent une partie considérable de votre journée… et à gagner en efficacité.
Lire ses mails ponctuellement
Ne vous laissez pas interrompre par un mail lorsque vous êtes en train de travailler sur un projet. Cela risque d’être contre-productif et de vous déconcentrer. En parallèle, n’hésitez pas à désactiver les notifications de mails sur votre téléphone si vous en ressentez le besoin.
Organisez-vous pour lire vos mails à des moments précis : par exemple, lorsque vous commencez votre journée, ou lorsque vous venez de terminer une tâche.
Faire du tri
Prenez le temps d’analyser les mails que vous recevez. Parmi ceux-ci, il y a sans doute une partie importante de mails qui arrivent dans votre boite sans que vous l’ayez demandé. N’hésitez pas à vous désinscrire ou à utiliser des fonctions telles que “Signaler comme spam” sur Gmail, par exemple.
Une autre solution possible est de vous créer une deuxième adresse “publique”, que vous pourrez notamment utiliser pour vos inscriptions et pour recevoir du contenu. Cela vous permettra d’alléger votre mail professionnel en le communiquant seulement à vos clients, prospects et partenaires.
Créer des règles
Les fonctionnalités proposées par votre messagerie peuvent aussi être de précieux atouts pour une meilleure gestion des emails.
Sur Outlook, vous avez la possibilité de créer et de gérer des règles. Cela vous permettra, par exemple, de déplacer automatiquement les messages d’une personne spécifique vers un dossier, ou encore de déplacer des messages contenant tels mots clés spécifiques vers un dossier. Pour en savoir plus, consultez cette page : Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles
Toujours sur Outlook, vous pouvez également utiliser la fonction “Pêle-mêle” : il s’agit d’un système de tri intelligent, qui classe les courriers qu’il détecte comme étant à priorité basse dans un dossier “Courrier pêle-mêle”. Pour en savoir plus : Utiliser la fonctionnalité courrier pêle-mêle dans Outlook
En parallèle, Gmail propose un système de libellé, très similaire aux dossiers sur Outlook. Ces libellés permettent d’organiser vos messages en différentes catégories et de les retrouver dans la colonne à gauche de vos mails. Vous pouvez leur assigner un code couleur pour mieux vous y retrouver. Gmail permet aussi la création de filtres, grâce auxquels les mails seront automatiquement déplacés vers le libellé de votre choix. Pour en savoir plus : Créer des libellés dans Gmail
En conclusion
Au-delà de la gestion des emails, si vous êtes à la recherche d’astuces pour une meilleure gestion du temps, nous vous recommandons l’infographie de cet article : Consultant : gestion du temps et portage salarial
