Il existe d’autres solutions qu’Excel pour éditer vos factures et suivre votre CA. Voici de bonnes raisons de passer à un véritable logiciel de facturation.
Utiliser Excel pour gérer sa facturation est une habitude tenace chez les entrepreneurs, mais pas si efficace que ça… Selon un rapport de Ray Panko, professeur émérite de gestion des technologies de l’information, 90% des feuilles Excel comportent des erreurs. Et certaines peuvent s’avérer tragiques : en 2012, une erreur de copier/coller dans un tableau Excel a coûté 2 milliards de dollars à la banque JP Morgan.
L’exemple de la banque américaine est assez parlant : si utiliser un tableur pour votre comptabilité est une solution attirante, notamment pour sa gratuité, elle représente au final plus de risques que d’avantages pour votre activité. Sans oublier l’aspect légal : depuis 2018, la loi exige l’utilisation d’un logiciel sécurisé, inaliénable, capable de conserver et d’archiver les données.
Toujours pas convaincu ? Voici d’autres arguments qui devraient vous convaincre de laisser Excel et de passer à un outil de facturation.
Un gain de temps considérable
En utilisant Excel pour votre facturation, vous ne pouvez pas échapper aux actions manuelles pour créer ou modifier votre facture. Si vous n’êtes pas familier des calculs automatiques sur le logiciel de Microsoft, vous pouvez vite faire des erreurs de TVA. Autre détail gênant : des erreurs dans les coordonnées des clients peuvent se glisser dans votre facture.
Relire, vérifier l’exactitude des informations, recalculer si le montant total à facturer, HT et TTC, est le bon : tous ces éléments sont au final chronophage et vous passez plus de temps à mettre en forme vos documents et à les relire qu’à effectuer vos missions.
En choisissant un logiciel de facturation, vous renseignez les coordonnées de vos clients une fois et les ajouterez à votre facture en un clic, et évitez les erreurs sur vos documents.
Un meilleur suivi de la trésorerie
Sur Excel, vous pouvez éditer des factures… et c’est à peu près tout. Évidemment, si vous avez une grande maîtrise du logiciel vous avez la possibilité de suivre votre trésorerie, mais cela nécessitera pas mal de configuration et surtout vous devrez contrôler si les règlements ont bien été effectués. Avec un outil de gestion, vous pouvez voir en un coup d’œil si vos clients vous ont bien réglé ainsi que les impayés en cours.
Travailler plus facilement avec un comptable
Si vous travaillez avec un comptable, le fait de lui envoyer tous les mois vos tableaux Excel vous fait perdre du temps à tous les deux. La plupart des experts préfèrent travailler avec des outils de comptabilité.
La solution idéale est de choisir une solution de gestion/facturation et d’ouvrir un accès à votre comptable pour qu’il puisse consulter vos documents, mettre à jour la partie administrative, déclarer la TVA et vous informer en cas d’anomalie.
Sauvegarder les données automatiquement
Lorsque vous travaillez sur Excel, vous enregistrez vos factures sur votre ordinateur, un disque dur externe ou dans le Cloud. Si cette dernière solution est la plus sécurisée, cela ne vous protège pas des erreurs : vous pouvez oublier de sauvegarder une facture, la ranger dans le mauvais dossier… Il peut aussi vous arriver de l’oublier et ainsi vous exposer à un impayé qui serait préjudiciable pour votre trésorerie et votre activité.
Avoir un outil de gestion, particulièrement en mode SaaS, vous permet de conserver tous vos documents en un seul endroit et de diminuer le risque de perte de factures. Bien évidemment, on n’est jamais trop prudent et on vous conseille de conserver malgré tout une copie de vos factures sur votre ordinateur, votre disque dur ou dans votre cloud.
Ces raisons ont dû vous convaincre d’abandonner Excel, il ne vous reste plus qu’à trouver l’outil de gestion qui conviendra le mieux à votre activité de freelance.
