Les réunions virtuelles font partie des incontournables des journées de télétravail. Pourtant, elles ne s’improvisent pas et il est indispensable d’être bien organisé et d’avoir les bons outils.
Alors que de nombreuses entreprises étaient réticentes au télétravail, le confinement des mois de mars-avril-mai a généralisé cette pratique. Elle présente bien évidemment de nombreux avantages mais nécessite quelques petits changements d’organisation. Voici donc nos conseils pour bien réussir vos réunions à distance.
Être bien organisé
Une réunion de travail doit être préparée en amont, encore plus lorsque ses participants ne sont pas sur place. À distance, la perte de temps pendant la réunion est difficilement acceptable et une introduction bancale risque de laisser un goût d’amateurisme.
Pour bien démarrer votre réunion, il est important de respecter certains critères :
- Communiquer l’ordre du jour : une réunion à distance doit être encore plus cadrée qu’en présentiel et doit avoir un sujet principal. Essayez de l’envoyer en amont aux différents participants.
- Avoir ses supports disponibles : passer le plus clair de son temps à chercher un document pendant une réunion en visioconférence fait perdre du temps et peut finir par exaspérer les autres participants. Veillez à avoir tous les documents importants sous la main, c’est-à-dire dans un dossier sur votre bureau d’ordinateur accessible en un clic.
- Inviter les participants à s’exprimer : il peut être difficile pour vos différents interlocuteurs de réagir naturellement pendant une réunion en ligne. Vous pouvez aussi avoir du mal à ressentir leurs réactions à cause d’un son dénaturé ou d’une image trop petite. N’hésitez pas, dans ces conditions, à faire un tour de table virtuel et à demander un retour à tous les intervenants.
- Faire un compte-rendu : pour éviter quelques incompréhensions pouvant être dues à une qualité sonore parfois discutable ou à des participants soumis à de nombreuses distractions, il est nécessaire d’envoyer à tout le monde un compte-rendu de la séance.
Se mettre dans les meilleures conditions
Avant de démarrer la réunion, vérifiez que vous êtes bien prêt. Nous vous conseillons d’établir une petite check list à vérifier une quinzaine de minutes avant le début de la session de travail :
- Choisissez une pièce calme dans laquelle vous êtes sûr de ne pas être dérangé.
- Vérifiez le « décor » : évitez les photos personnelles accrochées au mur ou la vue sur un espace en désordre (étagère, coin de pièce, etc.).
- Installez-vous de manière à éviter le contre-jour.
- Demandez aux personnes vivant avec vous d’éteindre les applications gourmandes en bande passante : Netflix, YouTube, etc. Si vous en avez la possibilité, préférez le câble Ethernet au réseau Wifi.
- Fermez les applications dont vous ne vous servez pas sur votre ordinateur (Spotify, messagerie, etc.).
- Testez votre micro-casque (le son sera toujours plus clair qu’avec le microphone de l’ordinateur).
- Préparez un carnet/une feuille et un stylo pour prendre des notes.
- Connectez-vous quelques minutes avant le début de la réunion.
Pendant la réunion, nous vous conseillons aussi de couper votre micro lorsque vous n’intervenez pas pour éviter les bruits parasites.
Choisir les bons outils
Pour bien réussir votre réunion, vous devez disposer des bons outils. Parmi les plus efficaces en matière de sessions de travail à distance, nous recommandons en premier lieu Google Hangouts Meet qui permet aux entreprises d’organiser des vidéoconférences facilement jusqu’à 250 participants par appel et qui fait partie de G Suite.
Vous pouvez aussi profiter du réseau social d’entreprise Microsoft Teams qui propose de nombreuses fonctionnalités, dont les appels vidéos et le partage de fichier, et n’a pas de limite quant au nombre d’utilisateurs.
L’incontournable Zoom est aussi de la partie puisqu’il propose des réunions en ligne à lancer très simplement. La durée de la session est illimitée pour deux participants et limitée à 40 minutes en cas de participants supplémentaires dans la version gratuite.
En suivant tous ces conseils, l’organisation d’une réunion virtuelle ne devrait vous poser aucun souci !
