En moyenne ce serait près de 120 courriels qui arriveraient dans nos boites mails professionnelles chaque jour, et ce sont parfois plusieurs heures passées à y répondre et à les trier. Mais heureusement ce flux peut être géré et même contenu grâce à l’adoption de certains outils et bonnes pratiques.
Voici quelques pistes pour faire face à ce flux quotidien d’e-mails entrant pour ne perdre ni son temps ni le moral !
Une source de stress
Depuis peu on parle d’ « infobésité », définie comme la pathologie de la surcharge informationnelle, qui devient source d’angoisse, et ce sont les mails les premiers responsables dans le contexte professionnel.
Le flux continu de mails peut générer stress et sentiment d’impuissance lorsque l’on se retrouve en situation d’incapacité de gestion. En effet, aujourd’hui, il y a toujours plus d’informations à traiter dans un temps toujours plus restreint. Ceci est cause de mal-être au travail pour nombre d’actifs.
En tant que consultant il peut aussi vous arriver d’être dépassé par une masse de mails et il est important d’apprendre à gérer leur réception avant d’être complètement submergé.
Faites le point sur ce qui vous est réellement utile
En prêtant attention aux mails que vous recevez dans votre boîte vous vous rendrez compte que dans leur immense majorité ils n’ont que très peu d’intérêt professionnel. Avec le temps on se laisse inonder par tout un tas de courriels inutiles par accumulation.
Il faut donc mettre en place des stratégies pour limiter leur nombre à la racine. Si vous pouvez agir directement sur la source il en sera d’autant plus facile. Vous pouvez d’ores et déjà vous désabonner aux newsletters et aux pubs que vous recevez et qui ne sont en aucun rapport avec votre activité ; d’autant plus que cela est rendu beaucoup plus facile et obligatoire par les nouvelles normes RGPD.
Autre source de submersion : les échanges entre vos collaborateurs ou partenaires qui vous mettent systématiquement en copie de leurs mails alors que vous n’êtes pas nécessairement concerné. Vous pouvez gentiment leur faire passer le message que vous ne souhaitez plus être en copie de TOUT, surtout lorsque ça ne vous concerne pas directement.
Comment bien organiser votre tri ?
En complément de ce travail préliminaire, il devient indispensable de s’appuyer sur des outils de tri pour ne pas crouler sous les mails inutiles et aussi ordonner votre boîte de réception pour vous y retrouver parmi vos différents interlocuteurs.
Beaucoup d’outils sont déjà intégrés aux boites de messageries électroniques mais ils sont méconnus et trop peu utilisés. Ces outils permettent d’analyser les courriers entrant et d’évaluer leurs caractéristiques pour les « ranger » dans différents espaces de réception. Ces derniers peuvent analyser des informations comme l’expéditeur, les destinataires ou encore les termes contenus dans l’objet. C’est comme cela que certains de vos mails se retrouvent automatiquement dans vos spams.
Surtout, grâce à ces outils vous pouvez créer vos propres règles de traitement et mettre en place un transfert de courriel personnalisé dans des répertoires dédiés, selon l’expéditeur ou le thème du mail par exemple.
Pour créer des règles de tri vous pourrez utiliser les onglets « libellés » sur Gmail, et « filtres et adresses bloquées ». Sur Outlook vous devrez vous rendre dans la rubrique « gérer les règles et les alertes » par exemple, etc… toutes les messageries ou presque disposent, aujourd’hui, de ce type d’outils de triage.
