Le mail est l’outil le plus couramment utilisé : tout le monde en reçoit et en écrit, surtout les indépendants, à tel point que nous y passons en moyenne 5 heures dans une journée de travail.
Nous vous proposons aujourd’hui quelques rappels simples pour en tirer tous les bénéfices, sans perdre de vue que c’est un outil de communication parmi d’autres.
Assurez-vous que l’e-mail est l’outil approprié
Certes, le mail est très pratique et tout le monde dispose d’une adresse mail aujourd’hui. En revanche, il existe des situations pour lesquelles le téléphone ou un rendez-vous physique sont plus à propos.
Lorsque le sujet est urgent, le téléphone permet souvent de résoudre la situation plus rapidement. En parallèle, lorsque le sujet est confidentiel, la rencontre en direct est souvent de rigueur.
Soyez clair et synthétique en toutes circonstances
Annoncez clairement vos intentions, allez droit au but et évitez les messages cachés. Autrement, vous risquez d’obtenir une réponse floue qui ne fera pas avancer la situation.
Vos interlocuteurs, tout comme vous, reçoivent probablement beaucoup de mails au cours de la journée, ce qui représente un investissement de temps. Pour faciliter leur compréhension, soignez l’objet de votre mail de façon à ce qu’il soit le plus clair possible, et qu’il permette à vos interlocuteurs de comprendre tout de suite de quoi il s’agit.
Évitez le langage technique
Sauf si tous les destinataires de votre mail partagent votre connaissance technique, les termes trop complexes sont à éviter, surtout si vous vous adressez à votre client. Vulgarisez et assurez-vous que vous utilisez un langage qui lui parle.
Par ailleurs, pour faciliter la compréhension de tous, appliquez la règle du “un mail = un sujet”. Celle-ci est très importante, surtout si c’est un mail groupé. En faisant deux demandes dans un même mail, vous prenez le risque que l’une de vos demandes tombe dans l’oubli et soit négligée par le client.
Gardez la bonne distance et soignez la forme
Gardez la bonne distance dans vos mails : vous parlez avec des clients, des prospects ou des partenaires, pas des amis. N’oubliez pas les formules de politesse, en incluant au minimum “Bonjour” et “Cordialement”.
En complément, privilégiez toujours la sobriété dans vos mails :
- Évitez d’écrire dans d’autres couleurs que le noir ou le bleu
- Gardez une police classique (Calibri, Arial, Times New Roman, Verdana…), afin que celle-ci soit lisible depuis n’importe quel appareil et n’importe quel outil
Toutefois, s’il s’agit d’une newsletter (ou lettre d’informations) des règles différentes s’appliquent concernant sa mise en forme.
Ne négligez pas l’orthographe
Une orthographe et une syntaxe ratées renvoient une image non professionnelle. Cela peut nuire à votre crédibilité, jusqu’à vous faire perdre des clients.
Des outils peuvent vous aider pour cela. Par exemple, Antidote 8, qui met en évidence toutes vos fautes. Cet outil intelligent et poussé corrige l’orthographe, les fautes d’accord, et permet par exemple d’évaluer le niveau de votre langage ou de vous faire des suggestions si un mot ne convient pas. Pour en savoir plus sur cet outil et en découvrir d’autres : https://www.leportagesalarial.com/freelance-outils-travailler-cloud/
En conclusion
Pensez également à trier vos mails au fur et à mesure pour ne pas vous laisser déborder et pour en assurer un suivi optimal. Supprimez les mails inutiles, les vieux mails, etc. Cela vous permettra de vous y retrouver plus vite, d’y consacrer le moins de temps possible et ainsi de garder votre concentration. Dans cette optique, vous pouvez par exemple créer des règles qui vous permettront de déplacer automatiquement les messages à des endroits pour les retrouver facilement.
Pour en savoir plus, consultez notre article : https://www.leportagesalarial.com/freelance-conseils-gestion-emails/
Si vous deviez retenir 3 idées clés pour réussir vos mails :
- Soignez l’objet, c’est ce qui déclenche l’envie de lire ou pas
- Restez poli en toutes circonstances, en utilisant les formules de politesse
- Mettez à profit votre signature pour renvoyer une image professionnelle, en rappelant par exemple vos points de contact (adresse, site, réseaux sociaux, logos, téléphone, etc).
